Étude de cas — BSE Ambulances

Réinventer la réponse aux appels d'offres complexes avec TenderCrunch

Contexte

BSE Ambulances est un acteur reconnu dans la conception et la fabrication de véhicules sanitaires. Leur expertise couvre l’ensemble des types d’aménagements normés (Type A, B et C), répondant aussi bien aux exigences des services ambulanciers privés qu’aux besoins spécifiques des services de secours publics, notamment les SDIS.

Chaque appel d’offres privé ou public auquel BSE répond implique une quantité importante de formulaires, souvent fragmentés en plusieurs milliers de questions techniques. Ces documents exigent une précision extrême et une compréhension profonde des contraintes liées aux aménagements, à la compatibilité des châssis, aux équipements médicaux embarqués, aux normes d’homologation, et aux spécifications imposées par les clients finaux.

Objectif

BSE cherchait une solution pour réduire le temps consacré à chaque réponse sans compromettre la qualité ni la rigueur technique. L’objectif était double :

• Accélérer le traitement des formulaires volumineux, tout en conservant une haute qualité de réponse.
• Mieux exploiter la base documentaire interne (fiches techniques, catalogues, cahiers des charges, anciens AOs) en évitant les erreurs ou redondances.

Notre approche avec TenderCrunch

TenderCrunch a accompagné BSE dans la mise en place d’une interface dédiée à la lecture, l’analyse et la rédaction automatisée de réponses techniques à partir de leur base documentaire existante.

1. Unifier l'accès à l'information utile

Nous avons structuré leur corpus documentaire de manière à permettre une navigation ciblée dans la base de connaissances. Plutôt que de fournir des réponses diluées issues de documents généralistes, nos agents IA identifient les documents strictement pertinents pour chaque section du formulaire :

• Choix de châssis : nos agents filtrent automatiquement les références compatibles selon le type d’aménagement demandé.
• Contraintes spécifiques à chaque type de véhicule (A, B, C) : nos agents comprennent les nuances entre les types (transport assis, soins d'urgence, réanimation), et sélectionnent les données techniques les plus cohérentes pour chaque demande.
• Aménagements pour services publics (pompiers, SAMU, etc.) : les exigences réglementaires ou de terrain propres à ces usages sont intégrées dans les logiques d’extraction documentaire.

Chaque interaction avec nos agents est contextuelle et proposée au bon moment, sans que les utilisateurs aient besoin de chercher l’information, ni de comprendre comment interroger un système complexe. L’interface propose directement les bons champs à compléter, accompagnés des suggestions précises générées par l’IA.

Résultats obtenus

L’intégration de TenderCrunch dans le flux de réponse de BSE Ambulances a généré des gains opérationnels tangibles :

• Jusqu’à 3 jours économisés par réponse à un appel d’offre complexe, simplement grâce à la centralisation des informations et à la génération assistée des contenus.
• Une réduction drastique du stress cognitif lié à la navigation dans de multiples documents, tableaux ou arborescences de fichiers.
• Une amélioration significative de la qualité des réponses, avec des formulations plus homogènes, des justifications techniques précises, et un alignement total avec les attentes du donneur d’ordre.

Conclusion

Le partenariat avec BSE Ambulances illustre parfaitement la promesse de TenderCrunch : transformer une tâche fastidieuse, répétitive et critique en un processus fluide, intelligent et maîtrisé.

Grâce à une interface pensée pour des professionnels non-spécialistes de l’IA, et des agents capables de s’adapter aux logiques métiers du secteur des véhicules sanitaires, nous avons permis à BSE de reconquérir du temps, de la rigueur et de la performance dans un domaine où chaque détail compte.

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